Brauchen Sie einen Portal-Workflow, den Ihr Team tatsächlich besitzen kann? Wir prüfen Aufnahme, Dokumentenhandhabung, Rollen, bestehende Systeme und operative Verantwortung, bevor eine größere Umsetzung beginnt.
Konkrete Situationen, die wir bei Frankfurter und Rhein-Main-Beratungskanzleien sehen. Wenn zwei oder drei vertraut klingen, lohnt es sich, ein Portal oder eine Workflow-Plattform zu skizzieren.
Mandatsdokumente und ihr aktueller Status liegen verteilt über E-Mail, Laufwerke und separate Tools, sodass es keinen einzigen Ort gibt, an dem man sieht, wo die Dinge stehen.
Partner und Mitarbeitende müssen nachfragen oder mehrere Systeme öffnen, um 'Was ist der Status' zu beantworten. Die Information existiert — sie ist nur nicht an einem Ort sichtbar.
Mandanten senden oder laden dasselbe Dokument mehr als einmal hoch, weil es keinen klaren, einzigen Kanal für Aufnahme und Austausch gibt.
Alle wollen ein Portal, aber Workflow, Rollen und Verantwortung sind noch nicht dokumentiert, sodass der Build sich wiederholt selbst neu zu entwerfen droht.
Wir duplizieren keine Datensätze aus Ihren bestehenden Systemen still, ohne einen definierten Owner. Wo Buchhaltungs-, CRM- oder Dokumentensysteme Teil des Workflows sind, mappen wir das System of Record, prüfen die verfügbaren Integrationspfade und legen fest, wo das Portal liest, schreibt oder außen vor bleibt.
DATEV bietet dokumentierte APIs und DATEV-Format-Austauschwege, aber unterstützte Daten und Freigabeanforderungen hängen vom konkreten Programm und Integrationspfad ab. Wir stellen nicht jeden DATEV-Workflow als verfügbar dar, bevor er technisch verifiziert ist.
Wo Mandantendokumente oder personenbezogene Daten betroffen sind, werden Infrastrukturregion, Zugriffskontrolle, Aufbewahrung, externe Anbieter und Übergabedokumentation als Teil des vereinbarten Scopes geprüft. EU-Infrastruktur-Optionen können berücksichtigt werden, wo sie für die Anforderungen des Kunden relevant sind.
Wir liefern technische Umsetzung und Dokumentation im Rahmen des Scopes; rechtliche Compliance-Bewertung und berufsständische Pflichten bleiben bei der Kanzlei und ihren Berater:innen.
Eine individuelle Plattform kann verfrüht sein, wenn der Workflow noch nicht dokumentiert ist, Verantwortlichkeiten unklar sind oder das bestehende System-Setup ohne individuelle Entwicklung verbessert werden kann.
Wir empfehlen kein Portal, nur weil Dokumentenaustausch oder Status-Tracking unbequem ist. Workflow, Ownership-Modell, Zugriffsbedarf und Integrationsbeschränkungen sollten den Build zuerst rechtfertigen.
