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Mandantenportal und sichere Aufnahme
Ein geschützter Zugang für Aufnahme, Anfragen, Dokumente, Status und vereinbarte Kommunikation, damit Mandanten einen klaren digitalen Anlaufpunkt haben.
Wann das relevant wird
Wann ein eigenes Mandantenportal sinnvoll sein kann
Typische Situationen, die zunächst fachlich und technisch geprüft werden sollten. Nicht jedes Problem rechtfertigt eine individuelle Plattform.
Mandantendokumente und Bearbeitungsstatus sind verteilt
Mandatsdokumente und ihr aktueller Status liegen verteilt über E-Mail, Laufwerke und separate Tools, sodass es keinen einzigen Ort gibt, an dem man sieht, wo die Dinge stehen.
Interne Teams sehen den Status nicht klar
Partner und Mitarbeitende müssen nachfragen oder mehrere Systeme öffnen, um 'Was ist der Status' zu beantworten. Die Information existiert — sie ist nur nicht an einem Ort sichtbar.
Mandanten wiederholen dieselben administrativen Schritte
Mandanten senden oder laden dasselbe Dokument mehr als einmal hoch, weil es keinen klaren, einzigen Kanal für Aufnahme und Austausch gibt.
Der Portalumfang ist vor der Umsetzung unklar
Ziel, Rollen und Verantwortlichkeiten sind noch nicht dokumentiert. In diesem Zustand sollte zuerst der Arbeitsablauf geklärt werden, bevor eine Plattform entwickelt wird.
Bestehende Systeme
Bestehende Buchhaltungs- und Dokumentensysteme
Bestehende Buchhaltungs-, CRM- oder Dokumentensysteme bleiben dort verbindlich, wo eine Ablösung weder nötig noch sinnvoll ist. Wir prüfen verfügbare Schnittstellen und legen für jeden Datentyp fest, ob das Portal liest, schreibt oder nicht beteiligt ist.
- für jeden Datentyp eine verbindliche Quelle festlegen
- verfügbare Schnittstellen prüfen — APIs, Dateiaustausch, Import oder Export
- Grenzen für Rückschreiben vor der Umsetzung definieren
- Die Grenzen dokumentieren und was technisch nicht verfügbar ist
DATEV bietet dokumentierte APIs und DATEV-Format-Austauschwege, aber unterstützte Daten und Freigabeanforderungen hängen vom konkreten Programm und Integrationspfad ab. Wir setzen keinen DATEV-Ablauf als verfügbar voraus, bevor er technisch verifiziert ist.
Datenverarbeitung
Datenverarbeitung und Infrastruktur-Optionen
Bei Mandantendokumenten oder personenbezogenen Daten werden Infrastrukturregion, Zugriffskontrolle, Aufbewahrung, externe Anbieter und Übergabedokumentation im vereinbarten Umfang berücksichtigt. EU-Infrastrukturregionen können gewählt werden, wenn die Anforderungen des Projekts dies verlangen.
H-Studio liefert technische Umsetzung und Dokumentation im vereinbarten Umfang. Rechtliche Datenschutzbewertung und berufsständische Pflichten bleiben bei der Kanzlei und ihrer Beratung.
Angemessener Umfang
Wann ein individuelles Portal nicht der richtige erste Schritt ist
Eine individuelle Plattform kann verfrüht sein, wenn der Arbeitsablauf noch nicht dokumentiert ist, Verantwortlichkeiten unklar sind oder das bestehende System ohne individuelle Entwicklung verbessert werden kann.
Dokumentenaustausch oder fehlende Statusübersicht allein rechtfertigen nicht automatisch einen Neubau. Arbeitsablauf, Zuständigkeiten, Zugriffsbedarf und technische Grenzen müssen den Aufwand begründen.
Frankfurt · Mandantenportale
Ihr Mandantenportal besprechen
Beschreiben Sie Aufnahme, Dokumentenwege, Rollen und vorhandene Fachsysteme. Wir prüfen, ob eine individuelle Plattform sinnvoll ist und welche Grenzen vor einer Umsetzung geklärt werden müssen.