Vulken FM ist ein Londoner Facility-Management-Unternehmen, das Brandschutzklappen prüft und die dazugehörigen Berichte und Anlagendaten für Gewerbe- und Wohnimmobilien verwaltet.
H-Studio konzipierte und entwickelte eine verbundene Mobile- und Webplattform für den gesamten Prüfablauf: Techniker identifizieren Anlagen per QR-Code, führen Prüfungen auch offline durch und erfassen die erforderlichen Nachweise. Das Büroteam verwaltet Objekte, Nutzer, Prüfdatensätze und Berichte über ein Web-Dashboard.
Kundenstimme
"H-Studio hat unsere operative Komplexität in ein klares, skalierbares digitales System übersetzt."
Kenny Jones — Vulken FMAusgangssituation
Die Techniker von Vulken arbeiten in zahlreichen Objekten, Gebäuden und Anlagenbereichen — häufig dort, wo die Mobilfunkverbindung schwach oder gar nicht verfügbar ist. Papierformulare und allgemeine Checklisten-Apps konnten Vor-Ort-Nachweise, Anlagenhistorie und den späteren Kundenbericht nicht zuverlässig miteinander verbinden.
Benötigt wurde ein einfacher Ablauf für die Arbeit vor Ort und zugleich eine belastbare, prüfbare Datengrundlage für das Büroteam.
Was die Plattform leisten musste:
- Techniker vor Ort durch die erforderlichen Prüfschritte führen
- Entwürfe, Fotos und Bearbeitungsstand auch ohne Verbindung verfügbar halten
- per QR-Code die richtige Anlage und deren Prüfhistorie öffnen
- erforderliche Nachweise und Pflichtfelder vor dem Abschluss prüfen
- einheitliche Berichte für Auftragnehmer, Kunden und interne Teams erstellen
- konfigurierbare Prüfabschnitte ohne Neubau der mobilen App anpassen
Das Produkt musste die Arbeit der Techniker vereinfachen, ohne einen komplexen betrieblichen Prozess auf eine starre, isolierte Checkliste zu reduzieren.
Lösungsarchitektur
Wir modellierten Vor-Ort-Erfassung, Verwaltung und Berichtserstellung als ein verbundenes System mit gemeinsamen Anlagen- und Prüfdaten. Die mobile App unterstützt die Arbeit im Gebäude; das Web-Dashboard dient der Steuerung, Konfiguration und Bereitstellung von Berichten.
1. Offline-fähige mobile Prüf-App
Die mit React Native entwickelte iOS-App bietet Technikern einen klaren Prüfablauf in Gebäuden — auch in Kellern und Technikbereichen mit unzuverlässiger Netzabdeckung.
- Techniker-Login mit zugewiesenen Objekten und Prüfungen
- QR-Scan für den direkten Zugriff auf die richtige Anlage
- Dynamische Formulare aus dem aktuellen Prüfschema
- Bedingte Abschnitte für unterschiedliche Brandschutzklappentypen
- Verpflichtende Fotoerfassung mit Standortdaten
- Automatisches Speichern, Offline-Warteschlange und spätere Übertragung
- Vollständigkeitsprüfung und digitale Abzeichnung
Prüfentwürfe, erfasste Nachweise und Bearbeitungsstand bleiben erhalten, wenn die Verbindung abbricht. Ausstehende Änderungen werden übertragen, sobald wieder Netz verfügbar ist; der Vor-Ort-Ablauf hängt daher nicht von einer dauerhaften Verbindung ab.
2. Webverwaltung und operative Steuerung
Das Web-Dashboard stellt Büroteams, Auftragnehmern, Kunden und Administratoren jeweils die passende Sicht auf Objekte, Anlagen, Prüfungen und Berichte bereit.
- Verwaltung von Objekten, Gebäuden und Anlagen
- Prüfhistorie und dokumentierter Status
- Prüfung von Berichten und PDF-Downloads
- CSV-Exporte für die betriebliche Auswertung
- Nutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung
- Formular-Editor für konfigurierbare Prüffragen
- Versionierung und kontrollierte Veröffentlichung von Vorlagen
So bleibt die mobile Oberfläche auf die Arbeit vor Ort konzentriert, während das Büroteam Prüfungen kontrolliert, Anlagendaten pflegt, Zugriffe verwaltet und konfigurierbare Inhalte aktualisiert.
Strukturiertes Reporting
Berichte entstehen aus denselben strukturierten Datensätzen, die während der Prüfung erfasst werden. Sie müssen nicht nachträglich aus handschriftlichen oder freien Notizen rekonstruiert werden.
Die Plattform unterstützt:
• objektbezogene PDF-Berichte
• anlagenbezogene Prüfhistorien
• automatisch erzeugte Beobachtungs- und Maßnahmenhinweise
• Fotonachweise mit Metadaten
• klare Prüfzusammenfassungen und Statusanzeigen
• CSV-Exporte für die betriebliche Auswertung
Vor-Ort-Nachweise, Anlagenhistorie und Kundenbericht bleiben damit über Techniker, Objekte und Prüfarten hinweg mit demselben Prüfdatensatz verbunden.
Technische Architektur & Datenmodell
Technische Architektur:
• React Native + TypeScript für die mobile Prüf-App
• Next.js + React + TypeScript für das Web-Dashboard
• NestJS-Backend-Services
• PostgreSQL für Prüf-, Anlagen- und Schemadaten
• S3-kompatibler Speicher für Fotos und Medien
• JWT-basierte Authentifizierung und rollenabhängige Zugriffssteuerung
Das Prüfschema wird serverseitig gesteuert: Geschützte Standardabschnitte sichern den Kernablauf, während konfigurierbare Abschnitte im Web-Dashboard versioniert und veröffentlicht werden können. Vulken kann Fragen und Berichtslogik weiterentwickeln, ohne für jede Formularänderung eine neue App-Version bereitzustellen.
Prüfablauf & betriebliche Kontrollmechanismen
Das Produkt folgt klaren Verantwortlichkeiten:
• die Oberfläche führt Techniker durch die erforderlichen Schritte, ohne ihre fachliche Beurteilung zu ersetzen
• fehlende Nachweise und Pflichtfelder werden vor der Abzeichnung erkannt
• jede Prüfung bleibt mit Anlage, Techniker und Schemaversion verknüpft
• das Büroteam steuert Rollen, Vorlagen und Veröffentlichungen über das Web-Dashboard
• Kunden- und Auftragnehmerberichte basieren auf demselben Prüfdatensatz
Der Ablauf unterstützt einheitliche Nachweise und Berichte und hält Prüfung, Konfiguration und technische Änderungen unter klarer Kontrolle.
Ergebnis
Vulken führt Vor-Ort-Prüfungen und Büroverwaltung heute in einem verbundenen Produkt zusammen.
Die Plattform ermöglicht dem Team:
• Brandschutzklappen vom QR-Scan bis zur Abzeichnung zu prüfen
• auch bei schwacher Verbindung vor Ort weiterzuarbeiten
• erforderliche Nachweise am richtigen Anlagendatensatz zu erfassen
• einheitliche Berichte für Auftragnehmer und Kunden zu erstellen
• Objekte, Anlagen, Nutzer und Prüfhistorien in einem Dashboard zu verwalten
• konfigurierbare Prüflogik anzupassen, ohne die App wiederholt neu zu bauen
Statt einer isolierten Checkliste verfügt Vulken über ein wartbares Prüfsystem, das Vor-Ort-Erfassung, betriebliche Steuerung und Kundenberichte miteinander verbindet.
Web-Dashboard
Das Web-Dashboard verbindet die mobile Prüfung mit Objekt- und Anlagenverwaltung, Berichten, Maßnahmenverfolgung und der kontrollierten Pflege von Prüfformularen.
Veröffentlicht mit Genehmigung. Projektdetails sind zu illustrativen Zwecken zusammengefasst und können vertrauliche Implementierungsdetails auslassen.
