Vulken FM ist ein in London ansässiges Facility-Management-Unternehmen, das Fire-Damper-Inspektionen, Reporting und Asset-Lifecycle-Services für gewerbliche und wohnwirtschaftliche Objekte erbringt.
Wir haben eine strukturierte Mobile- und Web-Plattform entwickelt, die papierbasierte Prüfabläufe durch QR-basierten Asset-Zugriff, Offline-Erfassung im Feld, validierte Prüfregeln und Report-Generierung ersetzt.
Kundenstimme
"H-Studio hat unsere operative Komplexität in ein klares, skalierbares digitales System übersetzt."
Kenny Jones — Vulken FMAusgangssituation
Die Prüfarbeit von Vulken findet in komplexen Feldumgebungen statt: viele Standorte, Gebäude, Asset-Typen und Konnektivitätsbedingungen. Eine generische Checklisten-App reicht dafür nicht aus.
Das Team brauchte ein System, das strukturierte Inspektionen vor Ort ermöglicht und gleichzeitig das zugrunde liegende Prüfmodell nachvollziehbar und erweiterbar hält.
Die wichtigsten Anforderungen:
- Engineers durch strukturierte Inspektionen vor Ort führen
- auch in Umgebungen mit schwacher Konnektivität zuverlässig funktionieren
- jede Inspektion über einen QR-Code mit dem richtigen Asset verknüpfen
- erforderliche Nachweise wie Fotos und Validierungsfelder einfordern
- konsistente Reports für Contractors, Kunden und interne Operations liefern
- die Prüflogik weiterentwickeln, ohne die Mobile App jedes Mal neu zu bauen
Die zentrale Herausforderung: den Engineer-Workflow einfach halten und gleichzeitig das Prüfmodell strukturiert, nachvollziehbar und erweiterbar gestalten.
Lösungsarchitektur
Wir haben die Plattform als verbundenes Delivery-System aus mobiler Inspektion, Web-Administration und schema-gesteuerter Backend-Logik aufgebaut.
1. Mobile Inspektions-App (iOS – React Native)
Die Mobile App wurde für Engineers konzipiert, die in realen Gebäudeumgebungen arbeiten, in denen die Verbindung nicht immer zuverlässig ist.
- Engineer-Login mit zugewiesenen Sites und Inspektionen
- QR-Scan-Flow für den direkten Asset-Zugriff
- dynamische Prüfformulare aus serverseitigem Schema
- Unterstützung mehrerer Damper-Typen und konditionaler Prüfsektionen
- verpflichtende Fotoerfassung mit GPS-Metadaten
- Offline-Queuing, Autosave und spätere Synchronisation
- Abschlussflow mit Validierung und Engineer-Sign-off
Architekturentscheidung: Das Prüfformular ist servergesteuert. Standardsektionen bleiben gesperrt, während konfigurierbare Sektionen über das Web-Dashboard aktualisiert und in die App synchronisiert werden können.
So kann Vulken Prüfungsfragen und Reporting-Logik weiterentwickeln, ohne für jede Formularänderung ein neues Mobile-Release zu benötigen.
2. Web Admin Panel
Das Dashboard wurde zur Steuerungsebene für Office-User, Contractors, Kunden und Administratoren.
- Verwaltung von Sites, Gebäuden und Assets
- Inspektionshistorie und Compliance-Status
- Report-Ansicht und PDF-Downloads
- CSV-Exporte für operative Auswertung
- User- und Rollenverwaltung
- Form Builder für konfigurierbare Prüfungsfragen
- Template-Versionierung und Publishing-Workflow
Das Dashboard trennt Field Execution von operativer Steuerung: Engineers schließen Inspektionen in der App ab, während Office-User Assets, Reports, Rechte und sich weiterentwickelnde Prüfungsschemata verwalten.
Strukturiertes Reporting
Die Reporting-Schicht wurde rund um strukturierte Prüfdaten aufgebaut – nicht rund um freie Engineer-Notizen.
Die Plattform unterstützt:
• standortbezogene PDF-Reports
• assetbezogene Inspektionshistorien
• automatisch erzeugte Observation- und Remedial-Texte
• Fotoevidenz mit Metadaten
• compliance-orientierte Zusammenfassungen und Status-Badges
• CSV-Exporte für operative Auswertung
Damit erhält Vulken ein konsistentes Reporting-Modell über Engineers, Sites und Inspektionstypen hinweg.
Systemarchitektur
Technische Architektur:
• React Native + TypeScript für die Field App
• Next.js + React + TypeScript für das Web-Dashboard
• NestJS-Backend-Services
• PostgreSQL für Inspektions-, Asset- und Schema-Daten
• S3-kompatibler Storage für Fotos und Medien
• JWT-basierte Authentifizierung und rollenabhängige Zugriffssteuerung
Zentrale Architekturentscheidung: Das Prüfschema ist servergesteuert. Gesperrte Standardsektionen schützen den Kern-Prüfablauf, während konfigurierbare Sektionen im Web-Dashboard versioniert und veröffentlicht werden können. So bleibt der Mobile-Workflow stabil, während sich das Prüfmodell weiterentwickeln lässt.
Formularlogik & operative Produktgestaltung
Das Produkt wurde um operative Klarheit herum entwickelt:
• Engineers sollen die Prüflogik nicht manuell interpretieren müssen
• die App muss auch bei schwacher Verbindung nutzbar bleiben
• konfigurierbare Prüfungsfragen sollen ohne App-Release ergänzt werden können
• Contractor- und Client-Reporting basiert auf demselben Datenmodell
• Prüfergebnisse sollen aus strukturierten Antworten reproduzierbar sein, nicht aus freien Texten
Das Ergebnis ist ein System für wiederholbare Inspektionen, stabiles Reporting und kontrollierte Produkterweiterung.
Ergebnis
Vulken verfügt jetzt über eine strukturierte Inspektionsplattform statt einer einmaligen Checklisten-App.
Das System hilft dem Team:
• Fire-Damper-Inspektionen vom QR-Scan bis zur Abgabe zu standardisieren
• Engineers in Umgebungen mit schwacher Konnektivität zu unterstützen
• die Dokumentationsqualität durch verpflichtende Nachweise und Validierungsregeln zu verbessern
• konsistente Reports für Contractors und Kunden zu erzeugen
• Sites, Assets, User und Inspektionshistorie aus einem Dashboard zu steuern
• die Prüflogik über schema-gesteuerte Formulare weiterzuentwickeln, statt die App immer wieder neu zu bauen
Das Ergebnis ist eine Plattformgrundlage für wiederholbare Inspektionen, saubereres Reporting und künftige operative Skalierung.
Dashboard-Galerie
Die Web-Oberfläche ergänzt den mobilen Prüfworkflow um operative Übersicht, Asset-Verwaltung, Reporting und formularbasierte Erweiterbarkeit.
Veröffentlicht mit Genehmigung. Projektdetails sind zu illustrativen Zwecken zusammengefasst und können vertrauliche Implementierungsdetails auslassen.
