Vulken FM

Vulken FM Inspektions- & Asset-Management-Plattform

Vulken FM ist ein in London ansässiges Unternehmen im Bereich Facility Management mit Schwerpunkt auf: • Lüftungshygiene • Brandschutzklappen-Prüfungen • Anlageninspektionen • Compliance-Dokumentation • Asset Lifecycle Services Zur strukturierten Durchführung technischer Prüfungen sowie zur Standardisierung der Dokumentation wurde eine maßgeschneiderte digitale Plattform entwickelt – bestehend aus einer mobilen Inspektions-App und einem webbasierten Administrationssystem.

Kundenstimme

"H-Studio hat unsere operative Komplexitaet in ein klares, skalierbares digitales System uebersetzt."

Kenny Jones - Vulken FM

Ausgangssituation

Die technischen Teams von Vulken FM führen strukturierte Inspektionen an verschiedenen Anlagen und Standorten durch, insbesondere: • Air Handling Units (AHU) • Brandschutzklappen • Lüftungssysteme • Hygienekontrollen • Zustandsbewertungen

Die wichtigsten Anforderungen:

Eine klare, standardisierte Prüfstruktur
Mobile Erfassung vor Ort
Fotodokumentation auf Komponentenebene
Mehrmandantenfähigkeit
Exportierbare, nachvollziehbare Prüfberichte
Versionierbare Prüf-Formulare
Skalierbarkeit für zukünftige Asset-Typen

Die Lösung musste technisch robust, langfristig wartbar und auf Compliance-Anforderungen ausgerichtet sein.

Lösungsarchitektur

Die Plattform besteht aus zwei Hauptkomponenten:

1. Mobile Inspektions-App (iOS – React Native)

Eine für den Feldeinsatz optimierte Anwendung mit klarer, technischer Struktur.

Multi-Tenant Login & Organisationsauswahl
Standort- und Gebäudeverwaltung
Asset-Typ-Auswahl (Phase 1: AHU)
Erstellung & Bearbeitung von Assets
Strukturierter Prüfablauf
Fotoaufnahme auf Asset-, Komponenten- oder Frage-Ebene
Statusabschluss inkl. Name, Datum, Signatur
Automatische Zwischenspeicherung

Die Inspektionsstruktur folgt der realen Luftstrom-Reihenfolge bei AHU-Systemen, z. B.: • Intake / Damper • Filter • CHW Coil • LTHW Coil • Supply Fan • ggf. weitere Komponenten Für jede Komponente werden erfasst: • Betriebsstatus (Operational / Faulty / Not operational) • Technische Anmerkungen • Fotodokumentation Weitere Prüffelder umfassen u. a.: • Identifikation der Anlage • Messwerte (z. B. Luftmengen) • Zugang & Wartungsfähigkeit • Steuerung / BMS-Anbindung • Alterseinschätzung • Dokumentation des Hauptkanalsystems Die Benutzerführung wurde bewusst minimalistisch gehalten, um eine effiziente Nutzung im technischen Außendienst zu ermöglichen.

2. Web Admin Panel

Ein webbasiertes Administrationssystem zur zentralen Verwaltung.

Organisations- & Projektauswahl
Standorte / Gebäude (CRUD)
Asset-Listen mit Filter- & Suchfunktion
CSV-Import (optional)
Dynamischer Formular- & Fragen-Builder
Formular-Versionierung
Benutzer- & Rollenverwaltung
Report-Generierung (PDF & CSV)
Berichtsvorlagen inkl. Branding
Medienbibliothek
Audit Log (erweiterte Phase)
Objektbasierte Berechtigungen (optional)
Integrationsfähigkeit (z. B. BMS-Schnittstellen – optional)

Das Admin-Panel bietet vollständige operative Kontrolle, ermöglicht Managern die Konfiguration von Prüfformularen, Verwaltung von Assets und Generierung kundenfertiger Berichte. Das System unterstützt Multi-Tenant-Operationen mit rollenbasierter Zugriffskontrolle.

Reporting & Dokumentation

Die Plattform ermöglicht: • Strukturierte PDF-Berichte pro Asset • Farbcodierte Statusanzeigen • Einbindung von Fotos mit Kommentaren • Nachvollziehbare Dokumentationshistorie • Export auf Gebäude- oder Portfolio-Ebene

Dies unterstützt eine konsistente und transparente Dokumentation technischer Prüfungen.

Technische Grundlagen

• Frontend: React Native (Mobile), React / Web • Architektur: API-basierte Systemstruktur • Mehrmandantenfähig • Erweiterbar um Offline-/Sync-Mechanismen • Skalierbar für größere Asset-Portfolios • Strukturierte Datenmodelle für Komponenten & Prüflogik

Die Systemarchitektur ist auf langfristige Wartbarkeit und Erweiterbarkeit ausgelegt.

Ergebnis

Die entwickelte Plattform ermöglicht: • Standardisierte Inspektionsprozesse • Einheitliche Dokumentation • Verbesserte Transparenz bei Prüfungen • Strukturierte Asset-Verwaltung • Skalierbarkeit für zukünftige Services

Die Lösung unterstützt eine klare technische Prozessführung ohne unnötige Komplexität.

Ergebnis

Das Ergebnis ist eine strukturierte Inspektions- und Asset-Management-Plattform, die: • Feldinspektionen standardisiert • Mehrdeutigkeiten in der Berichterstattung reduziert • Die Dokumentationsqualität verbessert • Compliance-getriebene Workflows unterstützt • Operative Transparenz über Gebäude und Assets hinweg bietet

Das System ist darauf ausgelegt, sich parallel zu Vulken FMs Services weiterzuentwickeln, einschließlich Lüftungshygiene, Brandschutzklappen-Prüfungen und Asset-Lifecycle-Management.

Diese Fallstudie beschreibt eine maßgeschneiderte interne Plattform, die für Vulken FM entwickelt wurde. Alle Informationen dienen illustrativen Zwecken und implizieren keine offizielle Unterstützung über den beschriebenen Projektumfang hinaus. Logos, Kundenreferenzen oder Namen Dritter werden nicht ohne ausdrückliche Genehmigung verwendet.