Vulken FM

Vulken FM ist ein in London ansässiges Facility-Management-Unternehmen mit Schwerpunkt auf Fire-Damper-Inspektionen, Compliance-Dokumentation und Asset-Lifecycle-Services in gewerblichen und wohnwirtschaftlichen Objekten. Das Team benötigte eine dedizierte digitale Plattform, um papierbasierte Prüfabläufe durch ein strukturiertes mobiles System, ein webbasiertes Dashboard für Contractor und Kunden sowie eine erweiterbare Formularlogik zu ersetzen. Wir konzipierten und entwickelten eine mobile Inspektions-App, ein Web-Dashboard und die zugrunde liegende Systemarchitektur für QR-basierte Prüfungen, Offline-Erfassung, Compliance-Logik und Report-Generierung.

Kundenstimme

"H-Studio hat unsere operative Komplexitaet in ein klares, skalierbares digitales System uebersetzt."

Kenny Jones - Vulken FM

Ausgangssituation

Die Ingenieurteams von Vulken FM prüfen Brandschutzklappen über mehrere Standorte, Gebäude und technische Umgebungen hinweg. Der Prüfprozess musste auch in Plant Rooms, Schächten, Kellern und anderen Bereichen mit schwacher Konnektivität zuverlässig funktionieren und gleichzeitig strukturierte Compliance-Ergebnisse liefern. Der Scope ging deutlich über eine einfache Checklisten-App hinaus. Benötigt wurden QR-basierter Asset-Zugriff, konditionale Prüfpfade, verpflichtende Fotoerfassung, GPS-Metadaten, Offline-Queuing und standortbezogene Reports gemäß BS 9999:2017-orientierten Prüfabläufen.

Die wichtigsten Anforderungen:

Offline-first Mobile-Workflow für Field Engineers
QR-Scan bis Inspektion mit minimaler Reibung vor Ort
Strukturierte Compliance-Regeln und Validierungslogik
Verpflichtende Fotoerfassung mit GPS-Metadaten
Rollenbasierte Dashboard-Sicht für Contractor, Client und Admin
Dynamische, erweiterbare Formularstruktur
PDF- und CSV-Reporting für operative und kundenseitige Nutzung

Das System musste für Engineers operativ einfach bleiben und gleichzeitig langfristig für neue Formularlogik, Reporting-Anforderungen und zusätzliche Asset-Typen erweiterbar sein.

Lösungsarchitektur

Wir haben die Plattform als verbundenes Delivery-System aus mobiler Inspektion, Web-Administration und schema-gesteuerter Backend-Logik aufgebaut.

1. Mobile Inspektions-App (iOS – React Native)

Die Mobile App wurde für Engineers entwickelt, die Fire-Damper-Inspektionen in realen Betriebsumgebungen durchführen.

Engineer-Login mit zugewiesenen Sites und sync-aware Home Dashboard
QR-Scan-Flow zur direkten Asset-Identifikation
Dynamisches Prüfformular aus serverseitigem Schema
Unterstützung für Manual, Smoke und Intumescent Damper
Konditionale Sektionen für Access Issues und Redundant Dampers
Verpflichtende und optionale Fotoerfassung mit GPS-Tags
Offline-Queuing, Autosave und spätere Synchronisation
Abschlussflow mit Sign-off und Validierungs-Checklist

Der Prüfablauf ist in feste operative Sektionen gegliedert: Asset Identification, Damper Configuration, Inspection Questions, Access Issues, Photo Capture, Testing und Completion. Compliance wird in Echtzeit aus vordefinierten Regeln berechnet, während benutzerdefinierte Section-8-Fragen rein informativ bleiben. Die App lädt das aktuelle Formularschema bei jeder Synchronisation vom Server, sodass neue Fragen ohne App-Release eingeführt werden können. So bleibt der Field Workflow für Engineers stabil, während sich das Prüfmodell kontrolliert weiterentwickeln kann.

Dynamische Prüfsektionen und Formularnavigation

2. Web Admin Panel

Das Web-Dashboard fungiert als operative Steuerungsebene für Contractor, Clients und Administratoren.

Verwaltung von Sites, Gebäuden und Assets
Inspektionshistorie und Compliance-Sichtbarkeit
Report Viewer und PDF-Download-Flows
CSV-Export und portfolioweite operative Übersicht
User- und Rollenverwaltung für Contractor, Client und Admin
Form Builder für benutzerdefinierte Section-8-Fragen
Versionierung und Publishing von Formular-Templates
Audit-fähige Architektur für spätere Integrationen

Das Dashboard trennt Field Execution von operativer Steuerung. Engineers führen Inspektionen in der App durch, während Web-User Sites, Assets, Reports, Rechte und sich weiterentwickelnde Prüfungsschemata verwalten.

Reporting & Dokumentation

Die Reporting-Schicht ist auf strukturierte Compliance-Ausgaben ausgelegt, nicht auf freie Engineer-Notizen. Die Plattform unterstützt: • standortbezogene PDF-Reports • assetbezogene Inspektionshistorien • automatisch erzeugte Observation- und Remedial-Texte • Fotoevidenz mit Metadaten • Compliance-Zusammenfassungen und Status-Badges • CSV-Exporte für operative Auswertung

Damit erhält Vulken ein konsistentes Reporting-Modell über Engineers, Sites und Inspection Types hinweg, ohne dass die Ergebnisqualität von manuellen Freitexten abhängt.

Systemarchitektur

Die Plattform kombiniert: • React Native + TypeScript für die Field App • Next.js + React + TypeScript für das Web-Dashboard • NestJS-Backend-Services • PostgreSQL für strukturierte Inspektions-, Asset- und Schema-Daten • S3-kompatiblen Storage für Fotos und Medien • JWT-basierte Authentifizierung und rollenabhängige Zugriffssteuerung Eine zentrale Architekturentscheidung war ein servergetriebenes Formularschema. Standardsektionen bleiben gesperrt, während benutzerdefinierte Sektionen im Web-Dashboard versioniert und veröffentlicht werden können.

Dadurch lässt sich das System erweitern, ohne die Mobile-App-Logik bei jeder Formularänderung neu anfassen zu müssen.

Formularlogik & operative Produktgestaltung

Das Produkt wurde um operative Klarheit herum entwickelt: • Engineers sollen Compliance-Logik nicht manuell interpretieren müssen • die App muss auch bei schwacher Verbindung nutzbar bleiben • neue Prüfungsfragen sollen ohne App-Release ergänzt werden können • Contractor- und Client-Reporting basiert auf demselben Datenmodell • Compliance-Ergebnisse sollen aus strukturierten Antworten reproduzierbar sein, nicht aus freien Texten

Das Ergebnis ist ein System für wiederholbare Inspektionen, stabiles Reporting und kontrollierte Produkterweiterung.

Ergebnis

Das Ergebnis ist eine Fire-Damper-Inspektionsplattform, die: • Feldinspektionen vom QR-Scan bis zur Abgabe standardisiert • Offline-Arbeit und spätere Synchronisation unterstützt • die Dokumentationsqualität durch strukturierte Erfassungsregeln verbessert • verlässliche Compliance-Ausgaben für Contractor und Clients liefert • Vulken eine erweiterbare Grundlage für künftige Prüfungslogik und Reporting-Anforderungen gibt

Statt einer isolierten Checklisten-App verfügt Vulken nun über ein strukturiertes Inspektionssystem, das mit Templates, Reports und operativer Skalierung mitwachsen kann.

Dashboard-Galerie

Die Web-Oberfläche ergänzt den mobilen Prüfworkflow um operative Übersicht, Asset-Verwaltung, Reporting und formularbasierte Erweiterbarkeit.

Compliance- und Terminübersicht im Dashboard

Remedials-Board für Maßnahmen und Follow-ups

Asset-Tabelle mit Status- und Compliance-Daten

Form Builder für zusätzliche Prüfsektionen

Diese Fallstudie beschreibt eine maßgeschneiderte interne Plattform, die für Vulken FM entwickelt wurde. Alle Informationen dienen illustrativen Zwecken und implizieren keine offizielle Unterstützung über den beschriebenen Projektumfang hinaus. Logos, Kundenreferenzen oder Namen Dritter werden nicht ohne ausdrückliche Genehmigung verwendet.